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试论企业的内控管理及其与ERP的结合运用

2020-12-22何寒伟

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本文结合ERP系统对内控管理的影响与要求,重点探究两者之间的联合途径。

    ERP(Enterprise Resource Planning)系统全称为企业资源管理计划,被广泛应用在现代企业经营管理过程中,随着市场经济体制的逐步完善,企业面临的竞争压力越来越大,为获取更大经济效益,赢得广阔的市场,企业必须不断创新内部控制管理体制,将ERP系统与内控管理工作有机统一,合理优化企业内部管理部门,提升企业内部管理效率与质量,围绕企业发展战略目标,开展对应的内部控制工作,为企业可持续发展创造更好的条件。

一、ERP管理系统对企业内部控制管理的影响

    内部控制管理工作是指基于某种环境或背景下,企业或者单位为提升生产经营效率而通过针对性途径,科学合理地使用各类资源,以达到管理目标而采取的各种调节、组织、制约的计划、制度和程序。而ERP管理系统对企业内部控制工作的影响体现在多方面,在实际工作过程中,将ERP系统应用在内控管理中,企业管理人员应特别注意立足于企业规模、市场变化等情况,深入分析ERP系统的优势与影响,充分发挥该系统的优势。

    1、营造良好内部控制管理环境

    ERP管理系统能够通过网络平台实时处理公司内部的财务信息,且可随时随地录入业务信息,打破空间、时间的限制,实现企业资源的共享,进而提升内部控制的效率与质量。ERP系统本身具备测算、处理、分析功能,企业能够通过该系统,创建适用企业发展的预警机制,灵活根据企业生产资源的变化情况,及时更新库存,生成实用的采购计划,确保生产经营活动的顺利进行,也避免出现大量库存囤积的问题。

    2、更新内部控制管理工作方式

    随着我国企业数量的逐渐增多,每个企业需要面临的竞争压力越来越大,如何在激烈的竞争中脱颖而出,是当前企业必须思考的问题,基于ERP管理系统下,内部控制工作产生的数据变得更加集中,便于处理,其能够借助计算机等设备完成重复、机械的工作环节,在很大程度上转变传统管理模式,其弱化了集中管理的权利,通过ERP系统开展内部控制管理工作,其要求变得更高,对录入数据、操控功能等方面的要求也相应提升,因此,在引进该系统的初期,应设计好企业工作人员的操作权限,确保企业内部资源的安全性。

    3、转变内部控制管理工作重心

    传统管理模式中员工是工作的中心,主要是对人力的安排与调节,但基于ERP系统下,其以计算机技术为基础,因此,管理工作的重心也转变为软件系统,具体分为录入原始资料、输出企业经营生产信息、处理人机交互的工作、授权等模块。在内部控制环境变得更加复杂、严谨的背景下,企业管理层应结合ERP系统的特点,及时更新内控工作管理评价指标。

    4、扩大内部控制管理工作范围

    内部控制工作覆盖在企业运行过程中,不仅贯彻在生产、经营过程,还体现在公司发展战略目标、财务工作等方面。而ERP系统的适应范围较广,能够与内部控制工作较好的契合,有利于企业节省人力方面的开支,但也会扩大内控管理的范围,使得员工管理更加规范。在实际工作过程中,企业管理人员应协调好ERP系统工作人员与会计部门工作人员之间的关系,加强两者的牵制,合理规划企业资金,为企业可持续发展创造更好的条件。

二、ERP系统应用于企业内部控制管理的要求

    ERP系统应用于企业内部控制管理工作中,应结合企业生产经营程序,以管理的程序为基础,科学识别管理过程中可能会出现的风险,防止出现企业内部管理不合理的问题。

    1、日常经营业务程序

    企业日常经营业务程序主要包括财务管理、生产、销售等,在应用ERP系统管理该类业务时,应特别注意业务流程中产生的信息资源,明确每个环节的衔接程序,确保整个程序顺利运转,以ERP系统为基础,制定科学的业务流程控制制度,将制度贯彻在日常经营业务运行过程中,保障财务管理的精准性,为企业调整财务工作提供可靠的参考资料。

    2、核心经营业务程序

    ERP系统中包含大量定性、定量指标,在管理企业核心业务流程时,领导人员应合理地借助此类指标,规定业务需要达到的目标,通过ERP指标科学梳理内部控制程序,制定对应的考核标准,避免出现因部门增减而影响到核心业务的情况,确保企业的正常运行。

    3、风险经营业务程序

    风险是每个企业在运行过程中都可能会遇到的问题,严重的情况下,还有可能导致企业破产,因此,将ERP系统应用在内部控制管理工作中时,应通过对应的手段,将风险意识贯彻在企业运行过程中。

三、ERP系统应用在企业内部控制管理的作用

    ERP系统本身具备其他管理平台没有的优势,为实现企业持续发展,管理人员在进行内控时,应充分发挥ERP系统的作用,融合内控工作与ERP系统,打破企业发展瓶颈。

    1、控制企业资源、资金流

    ERP系统以计算机技术为基础,能够实时监控企业生产经营环境,有利于企业领导人员掌握分析经营情况,及时了解企业应收账款余额、资金回笼情况,促使财务人员从企业实际发展状况出发,加快企业流动资金的周转,科学管理企业外借债务,进而提升资金的利用效率。ERP系统实施后,可强化企业物流、资源等跟进,动态掌握企业中原材料购置、产品销售和库存的配置,让决策者能够通过业务环节中的信息反馈,发现企业生产过程中存在的问题并采取针对性解决措施,此外,ERP系统很好地转变了传统业务处理情况,以内部控制工作为基础,保障公司各部门均各司其职,使得公司中产生的业务信息可迅速地传递到管理层,确保信息分享交流的顺畅性。

    2、实现企业内部精细化管理

    精细化管理是现代化企业管理的先进理念,通过应用ERP系统,企业本身的工作重点从职能部门的管理转变生产经营流程,使得生产经营活动与企业本身的财务工作、资源流转工作、物流工作等紧紧联系在一起,这也从侧面反映出ERP系统带有集中功能。在一次性将数据完全输入后,ERP平台会按照特定的逻辑处理程序,快速地整理、分析、传播数据,实现数据在企业内部的共享,满足不同工作性质的员工对数据的需求,进而有利于企业优化公司内部职能部门的设置,进行规范的控制与通盘设计,使得管理工作更具科学性。

    3、加强企业内部财务监控力度

    财务管理工作历来是企业内控的重点,同时,财务工作处理的有效性直接影响着企业的正常运转,通过应用ERP系统,财务管理工作深入到生产经营的每一环节,会计人员能够及时登记企业的资金流动情况,有利于财务人员及时调整企业的财务管理制,达到科学控制、监控的目的。

四、ERP系统与企业内部控制管理的结合途径

    在ERP系统的支持下,企业领导层可及时分析公司生产经营过程中产生的信息,科学指导企业转变生产计划和经营目标,将ERP系统与企业内部控制管理工作相结合,企业应立足于自身实际情况,不断创新内部控制管理工作机制,借助现代化科学技术的力量,提升企业的运行效率。

    1、创建专业内部控制团队

    为保障企业内部控制工作的顺利开展,充分发挥ERP系统的作用,企业领导层应加大对专业人才的重视,创建具备良好专业技能和心理素质的工作团队,针对不同的管理要求、系统运行要求,企业可按时进行内控管理与ERP系统结合的培训讲座,通过现场指导、聘请专家等方式,提高工作人员ERP系统的操作水平。同时,企业应结合ERP管理的实际情况,明确不同岗位工作人员的职责,培养工作人员的责任意识和管理意识,真正将内控管理应用在生产过程中,实现企业的持续发展。

    2、制定合理的管理制度

    ERP系统平台的创建时间较长,且需要大量资金予以支持,领导人员在推进内控工作与ERP系统相结合的过程中,应意识到管理制度的重要性。首先,领导层应综合考虑企业生产经营规模、发展战略目标等方面的因素,结合员工的情况,制定内控管理制度;其次,细化ERP系统管理制度,明确规定员工职责、考核机制、规范操作标准等,做到逐级管理。

    3、重视线上控制工作

    根据企业不同的内部控制管理要求,强化线上控制工作,固化内部控制管理的节点,合理规范软件系统中用户体验活动,以内控管理与ERP系统的结合为基础,加强对业务流程的监督,减少企业资源浪费问题,为企业获取更大经济效益。

五、结束语

    综上所述,ERP是现代化先进管理系统,但构建完善的ERP管理平台,不仅需要大量的资金支持,更需高素质的工作团队。在实际工作过程中,管理人员应立足于企业生产经营领域,根据企业发展战略目标,不断优化企业内部职能部门,做到统一规划,合理安排,加强内部控制的监督管理,建立专业的内部控制团队,从企业长远发展的角度,制定可行的、全面的管理制度,融合企业内部控制管理工作与ERP系统,将制度落到生产经营过程中,为企业获取更大经济效益。

责任编辑:程玥
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  • openerphk1-8
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