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提升ERP在油田财务管理中应用水平的思考

2021-04-14孔念喜

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企业资源计划(ERP)是一个以信息技术为基础的管理平台,在企业资源的有效整合、管理效率和企业效益方面发挥着重要的作用,财务管理系统是ERP系统的一个重要组成部分。

    ERP意为企业资源规划系统,在应用过程中,企业资源规划系统是以创新管理方式为基础的基于信息技术的财务管理形式。在实施过程中,这一财务管理方法可作为公司管理人员正确的战略决定的基础。同时,该系统与企业多部门联系在一起,从而能够整合企业内部的资源。只有正确分析ERP在财务管理中的作用,才能找到更好地提升策略来为油田行业财务管理服务。

1 ERP在油田企业财务管理中的应用效果

    1)规范了业务流程,财务核算体系从二级核算转变为一级核算、二级管理,会计核算由十四套账变为一套账,理顺了会计核算体系,简化了核算环节。

    2)财务基金预算的控制作用得到有效加强。ERP系统自动对各项支出进行预算可用性检查,超出预算范围时强行停止执行,改变了过去预算管理事后控制和分析的被动局面,使预算管理真正发挥了事前、事中控制的作用。

    3)提高工作效率和管理效益。一是成本费用的分解和归集实现程序化、科学化。通过ERP,各级管理人员能实时掌握不同层次的成本费用对比节超情况,为强化考核、精细管理提供决策依据。二是财务核算体系更简约、效率更高。通过对客户、供应商统一管理,保证了客户、供应商的唯一性,改变了各二级单位应收、应付账款管理各自为政的状况,实现了对债权和债务的集中管理。企业内部关联交易发生的物资采购、劳务结算等由财务主管部门进行内部成本转移或集中清算,简化了结算程序,提高了工作效率。三是基金预算更为科学、合理。通过推行资金日预算管理,使资金高度集中,统一使用;利用ERP系统对销售客户、供应商收付款到期日的分析,实时预测企业现金流,便于企业合理安排资金;利用电子银行支付手段,缩短资金在途时间,提高了资金使用效率。

2 提升ERP在油田财务管理中应用水平的措施

    2.1 重视对财务管理人员的培训,培养和稳定关键用户队伍

    在现阶段,信息技术应用在各行业各个领域,ERP先进的管理理念和高效的网络技术,为企业经营管理和投资决策分析,提供了多元化的快捷高效的数据信息平台,同时也对财务人员提出了更高要求。为促使ERP在财务管理中充分发挥作用,应培训财务管理人员,学习财务管理制度,提高财务管理人员的总体素质,并减少财务工作中的风险因素。

    1)加强后备关键用户、财务支持人员培训。不断完善ERP管理培训制度。一方面,邀请业务专家为后备关键用户、财务支持人员举办各种专业培训;另一方面,对财务人员和生产人员进行交叉培训。例如,邀请勘探开发专家给财务人员培训井下作业、地质工艺等生产方面的知识,由财务骨干给生产人员培训成本控制、财务管理方面的知识。通过这种培训,拓宽后备关键用户、财务支持人员的知识面,进而提高处理各项经济业务的综合能力。

    2)提升关键用户的综合素质,加快关键用户角色的转变。关键用户的角色应由最初的确保ERP顺利上线、将新知识传达给每个终端用户、做好ERP的技术支持工作,转变为进一步挖掘ERP信息系统的应用潜能,进行一些管理需求的开发,深化ERP应用。为此,应提升关键用户的综合素质,培养复合型人才,提倡关键用户积极参与生产实践,了解企业生产经营活动的全过程,熟悉企业的各项管理要求,以便更好地发挥ERP信息全面性和权威性的优势,进行一些定制化的开发,做好ERP深化应用工作。

    2.2 重视数据管理工作,与全面预算管理相结合

    全面预算管理与经济活动分析是发达国家成功企业积累的管理经验,也是中石化集团公司大力推广的管理模式,对企业充分有效地调动和分配内部资源、把握机遇、争取主动等具有十分重要的意义。ERP系统的实施实现了企业物资流、资金流、信息流“三流合一”,为全面预算和经济活动分析的开展提供了现代化的支撑软件和有力的信息支撑。ERP系统的集成性、共享性、及时性特点,满足了全面预算管理对数据信息的强大需求,大大提高了工作效率和数据的准确性。

    1)增设核算维度,全面提示预算差异。通过“年度预算、月度预算和月度决算”三个维度,加强预算控制,促进部门、单位自觉利用ERP这一巨大的企业动态数据仓库。年度预算对月度预算进行控制,月度预算进入ERP―TR后对具体业务进行过程控制;月度决算则依托ERP数据平台,继续实行基层预算单位和项目主管部门的自主管理,由其在录入过程中对已核算业务进行复核。同时,通过报表功能,系统自动将月度预算、决算数据进行比较,检查预算指标完成情况,从而更好地服务于经济活动分析工作。

    2)完善ERP系统预警机制,发挥全面预算功能。在ERP系统中,我们可以通过权限分配,设置各项费用的预警机制,实现财务预算的实时监控。对于超出预算指标的项目,系统会自动提示“预算已枯竭,请追加预算指标”的字样,无法正常过账,从而达到预算管理的目的。

    3)运用系统“内部订单”功能,控制专项支出。在遵循ERP系统总账科目设置标准化的同时,充分运用系统的“内部订单”功能,对修理费、业务招待费、差旅费等项目支出进行严格控制,“内部订单”对科目还可按内部管理要求,进一步细分核算内容,为全面预算和经济活动分析的开展提供保障。

    2.3 重视企业的内部管理,与内控制度相结合

    ERP系统作为比较完整的集成化管理信息系统,包括了财务、生产计划、运销、供应等子系统。由于财务子系统与其他子系统有着密切的联系,各子系统的业务数据通过信息集成,可以直接传入财务子系统,从而在提高会计信息质量、保证资产安全、保障制度执行等各方面发挥积极作用。这为企业更好地实施内部控制制度提供了信息平台,内部控制工作也变得技术化、在线化和实时化。但是,并不是所有的内部控制都可以通过ERP程序进行模拟,也不是所有的控制目标都可以量化,所以,仅凭ERP系统不能保证万无一失。全面、有效的内部控制离不开与ERP系统相关的其它各种手段的协调配合。

    1)制度控制。ERP系统只是一种操控工具,能否最大限度地发挥其作用,使其为内控服务,取决于企业领导层对内控的重视程度,系统使用者的素质和态度等因素。因此,只有将先进的管理思想与信息技术完美地结合在一起,才是企业实现内部控制的正确途径。

    2)技术控制。为保证ERP系统安全有效运行,内控程序中应采用一套先进、完备的信息技术,对ERP系统的开发、运行和维护风险进行监控和防范,它应是一种预防、检查、纠正的综合性技术控制措施。如,数据库自动备份与恢复技术(或异地数据备份与恢复技术)、防火墙技术、数据加密技术、病毒检测与杀毒技术、口令密码技术,以及电子商务安全技术等。

    3)操作控制。以信息传递为线索,以企业的规章制度为标准,对费用报销、库存管理、产品购销等经常性业务的流程加以规范,并通过环境设置、条件选择、事项驱动等软件技术将其体现在系统中。在日常经营活动中,系统将自动拒绝不符合规范的操作步骤,从而保证会计信息的质量。

3 结束语

    财务管理工作是油田企业管理工作的一个重要部分,在企业发展中起着关键作用。因而油田企业必须坚持以ERP应用为核心,深化系统应用,完善管理制度,更加重视对财务管理人员的培训,提高数据的准确性,不断提升企业财务管理水平。

责任编辑:程玥
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