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浅谈ERP系统在中小型生产企业财务管理中的应用

2021-04-16许明

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文章在分析ERP系统在中小型生产企业财务管理中应用的重要性基础上,深入探讨了ERP系统在中小型生产企业财务管理的应用现状和存在的问题,并针对性地提出了加强ERP系统在中小型生产企业财务管理应用的对策措施。

一、引言

    ERP系统起源于西方,是集先进的管理理念和信息技术为一身,为企业决策层提供管理手段的管理信息平台。它在中小型生产企业财务管理中有着至关重要的作用,具体主要体现在以下几个方面。

    (一)提高企业信息沟通效率

    信息化的社会要求企业的应变能力,提高财务管理效率是企业不断的追求,通过ERP系统整合企业各个部门,并打破原有的组织构架,使企业组织结构更加趋向于扁平化发展,提高企业信息沟通效率。与此同时大量人员在系统中操作,囊括管理层和各部门基层员工,企业信息可以第一时间上传下达,部门沟通借助系统化工具实时同步,信息传递畅通无阻,财务管理效率必将上升到一个全新的台阶。

    (二)提高财务分析能力

    财务分析工作不仅对既成事实进行总结分析,而应将重心放在未来,通过具体历史数据能对未来的企业发展有所预测。精准的数据、及时的信息和规范的信息来源口径对企业财务分析工作奠定了良好的基础,而新时代的财务人员通过对ERP系统的全面掌握,更加深入的了解企业的内在运行规律和处理流程,对于财务分析更加贴合企业的现实情况,发现数据变化的内在动因,使得财务分析对企业战略发展指引更具备可用性。

    (三)增强企业资金使用效率

    资金管理是企业的重中之重,出现临时危机而倒闭的企业大都不是因为盈利、经营问题,而是资金流的破裂。ERP系统能够使企业的资金流把控松弛有度,使资金流既不留在企业内部增加机会成本,又不会过度使用造成企业资金周转困难,维持企业的资金流平稳运行需要依赖系统化的运行。

    ERP有效的利用数据化和系统化对企业各部门进行全面管理,增强了企业核心竞争力,但由于中小型生产企业特有的灵活多变、基础力量薄弱以及进销存体系复杂性决定了ERP系统在这类企业中的应用不会一帆风顺这就要求我们不断地进行摸索、改良并完善具有企业特色的独特财务管理手段和方法。

二、ERP系统在中小型生产企业财务管理的应用现状和存在的问题

    在实际操作环节中,中小企业由于盲目相信ERP软件公司宣传的美好愿景,项目前期调研时间普遍偏短,再加上企业的内部控制力度不足,流程缺失,造成ERP系统流程在实际运行中各业务模块无法实现落地性衔接,存在实际业务已经完成,系统单据尚未录入系统,导致ERP系统严重滞后的情形,财务管理和时效性管控成为一纸空谈。甚至有些中小型生产企业生产部门是不配备电脑或系统工作站点的,也鲜有专门信息机构负责系统运行,财务人员本身的能力尚待提高等等这些共性存在的问题主要体现在以下几个方面。

    (一)管理意识薄弱

    传统的中小生产企业的财务管理仅涉及财务部门,随着ERP系统的应用,生产、库房、采购、销售等企业内各个部门都参与进来,很大程度上改变了原有财务管理模式,财务部从记录全部数据转变成记录财务数据、提取业务数据并进行大量数据分析,继续遵循原有的财务管理意识是无法适应企业的新发展。领导层的思维没有转变,管理意识尚薄弱,没有充分认识这种变化对企业造成的影响和ERP系统对整个企业财务管理的巨大促进作用。

    (二)企业人员素质不足

    在ERP系统中,财务部不再独享所有的会计信息和进销存数据,而是多个部门、多个模块的用户通过组成企业内部数据中心平台,根据权限实时分享企业动态数据。但企业人员素质参差不齐、员工流动率较高而培训不到位,财务人员的能力还未从账务能力转变到管理能力等问题导致ERP系统不能完全发挥应有财务管理作用,在企业内部运行的有效性不能百分之百发挥出来,企业的发展也受到了影响。

    (三)持续改进能力欠缺

    随着经济的飞速发展和市场变化,企业内部的流程需要进行相应的调整,做到与时俱进,来顺应市场的变化和公司的调整,持续改进的系统流程会对财务管理工作起到推动作用。一成不变的系统流程在长期是不符合企业发展需求的,会造成员工工作积极性不高,企业内耗过重,甚至增加企业的成本的严重后果。

三、加强ERP系统在中小型生产企业财务管理应用的对策措施

    ERP的关键在企业综合信息的整合,强调整体性,而整体性的节点就体现在“动态化和时态化管理”上,所谓“兵马未动,粮草先行”,强调的就是不同部门的“实时性动态性配合”,现实工作中的管理问题,也是部门之间协调与各工作岗位合作的问题,因此缺乏“实时性动态性的管理手段和管理能力”的ERP管理,就是空泛的。

    (一)管理意识的强化

    中小型生产企业很大一部分属于民营家族式企业,这些企业主及管理者对企业的长远发展起着至关重要的作用,提高他们的财务管理意识非常重要,定期培训和企业主自我不断学习,才是深化企业发展思想灵魂。只有企业主管理意识提升才能起到高层基调作用,倾斜企业资源来推动系统与管理相结合的发展,并与公司战略充分相结合,实现企业长久的发展。

    针对ERP系统在企业中的落地应用,要设置专门的信息管理机构来处理电子信息在企业内部的工作部署。小组成员涵盖财务、IT、管理领域,以小组责任制的形式参与到企业的日常经营管理,深入企业内部,落足点到审批权限和操作权限划分,操作端人员名录的进入和退出,数据修正调整层层审批,系统备份定期保存,以防止数据丢失对企业造成不利后果。

    (二)人员能力的培养

    形成本公司内部特色的ERP使用手册,强化培训ERP系统操作人员,提高企业相关人员的技能。达到人员更迭不影响企业数据稳定性和准确性的目的。培训要结合实际操作,把录入内容、录入时间、审核依据作为培训的重点,要知道数据的基层录入是企业后期财务管理分析的基石,数据的有效性、及时性、准确性才能对后期管理和内部控制提供有效的依据,此种培训并非一朝一夕,要定期举行并同时进行考核,与员工绩效管理挂钩,不断强化和管理才能培养企业人员的工作能力上升到一个新的台阶。

    提倡财务会计人员下企业各基层部门了解实际内部流转情况,深入了解ERP系统,不仅掌握某一个业务模块领域,还要清楚整个系统的组织构架和勾稽关系,从整体上把控软件,能够提出对系统财务管理的独特见解,鼓励财务会计人员充分利用软件积极开展财务工作。

    (三)增强持续改进能力

    持续改进能力是要加强企业管理意识,ERP系统的后期维护费用要与购置费用相匹配,这种思想的转变尤为重要。如果停滞不前,则为企业后期的发展埋下隐患,终将有一日量变引起质变,集中爆发出来影响企业经营状况,甚至导致企业的失败。随着经济快速发展,企业业务流程的变化是与时俱进的,财务管理也应该紧跟形式,企业需要根据自身需要随时微调甚至修正管理的方式和计划流程,那么系统后期的维护的及时性和准确性是很重要的,要把此笔后期维护费用纳入到企业年度预算体系,要求预算标准必须达到ERP软件整理前期运行的一定百分比并与部门负责人绩效考核挂钩,强效执行下去,只有这样才能不断增强企业持续改进的能力。

    加强ERP管理系统与企业财务管理要求进行有效的磨合,保证企业系统管理工作不断完善,优化企业结构和工作流程,才能持续不断的促进现代企业的快速发展,提高企业核心竞争力。

四、总结

    ERP系统是以管理会计为核心,以供应链为主线,针对企业人力、物理、彩礼、信息进行一体化管理的软件系统。它有效的利用数据化和系统化对企业各部门进行全面管理,提高了企业财务管理效率和财务分析能力,增强了企业资金使用效率和核心竞争力,应用迎合时代发展的需要。合理有效最大程度的使用ERP系统,增强企业的创新意识,为中小型生产企业的未来打下坚实基础。

责任编辑:程玥
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